DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.
- cheque
- letra de cambio
- pagare
- factura cambiaría
- c.d.t
- bonos
CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de utilizar físicamente dinero.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
EL PAGARÉ
Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
FACTURA CAMBIARÍA
La factura cambiaría de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
C.D.T
Los CDT son Certificados de Depósito a Término son títulos valor que emite un banco, corporación financiera o compañía de financiamiento comercial a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada banco nos pueden pedir un monto mínimo de capital para constituir el CDT y también que estos depósitos se hacen a un término fijo, mínimo de 30 días, aunque comúnmente se hacen a 60, 90, 180 Y 360 días.
- Los CDTs a tasa variable, que tendrán una remuneración que depende de diferentes factores como bien la DTF.
- Los CDTs a tasa fija, que durante toda la vigencia del título se aplicará la misma tasa que se pacte en el momento de la constitución y que depende del plazo y del monto de la inversión.
BONOS
Los bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados tanto por entidades privadas como por entidades de gobierno. El bono es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija variable. Pueden ser emitidos por una institución pública (un Estado, un gobierno regional o un municipio) o por una institución privada (empresa industrial, comercial o de servicios). También pueden ser emitidos por una institución supranacional.
DOCUMENTOS NO CANTABLES
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa como lo son:
- cotización
- pedido
- remisión
- nota débito
- nota de crédito
- conciliación bancaria
- comprobante de egreso
- facturas
- nota de contabilidad
- recibo de caja
- consignaciones bancarias
COTIZACIÓN
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización provisional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social.
PEDIDO
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante.Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
deberán extenderse como mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro , que es el que se entrega o envía al vendedor consta de :
- nombre del documento : pedido
- numero consecutivo
- nombre del cliente teléfono, dirección, pagina web.
- fecha de pedido
- forma de entrega de pago
- nombre del vendedor
- forma de pago
- descripción del producto
REMISIÓN
Es un tipo de documento que e utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la parte importante destacar que no tiene valor factura,si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte la otra que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario dicha nota que extiende la parte que entrega.
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
FACTURAS
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
NOTA DE CONTABILIDAD
Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente.
NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
CONCILIACIÓN BANCARIAS
bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
CONSIGNACIONES BANCARIAS
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
DOCUMENTOS ORGANIZACIÓNALES
Son una guía de instrucciones para llevar acabo una función determinada en los distintos cargos.Nos permite lograr que el empleado lleve acabo determinadas acciones de la mejor manera posible.
MEMORANDOS
.Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.
En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes. Generalmente, los memorándum diplomáticos no se encuentran firmados
CARTAS
es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
INFORMES
es un texto que se da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material. El informe contiene datos presentes o pasados ya comprobados.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.
v Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital. Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz
.
SOBRE COMERCIALES
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
MENSAJE
MENSAJE
ELECTRÓNICO
Es un texto personal que por su versatilidad podemos convertir en funcional ,su ventaja que el envió suele ser casi instantáneo, y puede constar de tres o cuatro partes :Nombre del usuario el símbolo @,nombre del servidor que administra la cuenta y el país en donde se encuentra este servidor .
1- No utiliza papel.
2- Se consulta en cualquier computadora y en cualquier parte.
3- Sencillo de utilizar.
4- Es más económico.
5- Requiere de una cuenta personal.
6- Es más rápido que el correo postal.
7- Es multimedia y maneja imágenes y voz.
2- Se consulta en cualquier computadora y en cualquier parte.
3- Sencillo de utilizar.
4- Es más económico.
5- Requiere de una cuenta personal.
6- Es más rápido que el correo postal.
7- Es multimedia y maneja imágenes y voz.
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocio proyectan no solo imágenes corporativas, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de vienes y servicios. la redacción y representativo de las tarjeta protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan
CIRCULARES
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.
ACTAS
es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas páginas están numeradas.
CERTIFICADOS
es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado.
CONSTANCIA
La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo.
Ejemplo: malos tratos (tratamiento grosero al trabajador, trato violento reiterado), posible acoso sexual, despidos verbales etc
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